Se la tua azienda importa o esporta merci extra-UE, questo articolo riguarda direttamente te. Il 2026 è l'anno in cui l'obbligo di conservazione digitale delle bollette doganali diventa pienamente operativo per tutti gli operatori (import ed export) e in cui i rischi di una gestione non conforme diventano concreti e costosi.

Computer Service, con oltre trent'anni di esperienza al fianco delle imprese del territorio aretino e non solo, insieme ad Arthur Informatica, accompagna ogni giorno le aziende nella gestione dei propri processi documentali con A-Vault, la soluzione di Arthur Informatica per la conservazione digitale a norma, per offrire ai clienti una risposta chiara e immediata a un tema che spesso viene sottovalutato fino all'ultimo.

Cosa sono le bollette doganali e perchè vanno conservate

Le bollette doganali (o bolle doganali) sono i documenti che certificano il passaggio di merci attraverso le frontiere doganali. Ogni dichiarazione è identificata da un codice univoco, il numero MRN (Movement Reference Number), ed è il documento che consente di esercitare il diritto alla detrazione IVA all'importazione (art. 19 DPR 633/72). 

L'obbligo di conservarle non è una novità: esiste da sempre, sancito dall'art. 39 del DPR 633/1972 e dall'art. 2220 del Codice Civile, che impone la conservazione per 10 anni, esattamente come per le fatture e i registri IVA. Ciò che è cambiato, negli ultimi anni, è il formato con cui questi documenti vengono emessi e quindi il modo in cui devono essere conservati. 

Il quadro normativo aggiornato al 2026

 Ecco la cronologia che ogni azienda che opera con l'estero dovrebbe conoscere: 

Giugno 2022 - Le bollette doganali di importazione diventano nativamente digitali. Da quel momento, l'unico documento valido è quello in formato elettronico, e la sua conservazione deve avvenire secondo le regole del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e delle Linee Guida AgID. 

2 dicembre 2024 - Anche le bollette doganali di esportazione (DAE, DAT, Visto Uscita) diventano esclusivamente elettroniche. La bolla cartacea cessa definitivamente di essere il documento di riferimento. 

31 gennaio 2026 - Prima scadenza ufficiale per la conservazione dei documenti del ciclo doganale 2025. Chi non aveva ancora un sistema conforme era già inadempiente per le bolle di import dal 2022; il 2026 è il momento in cui il tema diventa urgente anche per chi esporta. 

Dal 2026 in poi -Entra pienamente in vigore il primo ciclo annuale completo (import + export) interamente digitale. Non ci sono più categorie di operatori esenti. 

La normativa di riferimento è chiara: la conservazione deve avvenire secondo il CAD (D.Lgs. 82/2005, art. 43) e le Linee Guida AgID, garantendo autenticità, integrità e leggibilità del documento nel tempo. 

L'errore più comune: pensare che il Cassetto Doganale sia sufficiente 

 Moltissime aziende credono di essere in regola perché i documenti sono disponibili nel portale dell'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM), il cosiddetto "Cassetto Doganale". Non è così. 

Il Cassetto Doganale è uno strumento di consultazione operativa: comodo, utile, ma privo di valore probatorio a fini fiscali e civilistici. Non garantisce la disponibilità dei documenti per i 10 anni richiesti dalla legge, non produce firma digitale con marca temporale, e soprattutto non è un conservatore accreditato AgID. 

In caso di verifica da parte dell'Agenzia delle Entrate, dell'ADM o della Guardia di Finanza, un documento non conservato a norma può essere considerato come inesistente. Le conseguenze sono pesanti: 

• Perdita del diritto alla detrazione IVA sulle operazioni di importazione
• Sanzioni che possono arrivare fino a 8.000 euro per singola violazione
• Impossibilità di opporsi a contestazioni da parte di clienti o fornitori in sede civile
• Difficoltà a dimostrare la regolarità delle operazioni import/export

C'è poi un principio normativo che molte aziende ignorano, evidenziato dalla Circolare ADM 22/D/2022: un documento nativo digitale non può essere stampato per essere conservato. Una bolletta doganale firmata digitalmente, una volta stampata, perde ogni valore legale. Non è un documento: è un foglio di carta. 

Perchè il 2026 è il momento di agire, senza ulteriori rinvii

 Chi gestisce operazioni di import è già in ritardo dal 2022. Chi esporta lo è dal dicembre 2024. Il 2026 non introduce nuovi obblighi: porta alla luce quelli già esistenti, estendendoli a tutti gli operatori del commercio internazionale e chiudendo definitivamente la fase di transizione. 

È il primo anno in cui l'intero ciclo doganale (import ed export) viene gestito e conservato in formato esclusivamente digitale, con le prime scadenze di conservazione che iniziano a decorrere. Aspettare ancora significa accumulare esposizione al rischio, mese dopo mese. 

A-Vault: la soluzione per la conservazione a norma delle bollette doganali

A-Vault, sviluppato da Arthur Informatica e distribuito da Computer Service, è una piattaforma di conservazione digitale a norma progettata per liberare completamente le aziende dall'onere della gestione documentale, garantendo allo stesso tempo la piena conformità normativa. 

Per le bollette doganali, A-Vault offre: 

Conservazione legale per 10 anni  
Documenti conservati con firma digitale e marca temporale, su infrastruttura accreditata AgID. Pieno valore probatorio, opponibilità a terzi garantita. 

Archivio consultabile online 
Accesso immediato ai documenti conservati tramite interfaccia web. Ricerca, visualizzazione ed esibizione sempre disponibili, anche in caso di verifica fiscale. 

Integrazione con i gestionali esistenti 
A-Vault si integra tramite API Web Service REST e libreria .NET, adattandosi ai sistemi già in uso in azienda senza stravolgere i processi operativi. 

Delega completa della responsabilità tecnica 
Arthur Informatica assume la responsabilità formale e tecnica del processo di conservazione, alleggerendo il carico dell'azienda. 
La differenza rispetto alla semplice archiviazione sul Cassetto Doganale è sostanziale:  

L'esperienza di Computer Service

Computer Service non si limita a fornire la piattaforma: affianca le aziende in tutto il percorso di adeguamento, dalla valutazione della situazione documentale attuale all'avvio del servizio, fino al supporto continuativo. 

Con oltre trent'anni di esperienza nella digitalizzazione dei processi aziendali, conosce le specificità delle imprese del territorio in cui opera e sa come tradurre un obbligo normativo in un processo operativo semplice e sostenibile. 

Se la tua azienda esporta o importa merci e non ha ancora adottato un sistema di conservazione digitale a norma per le bollette doganali, il momento di agire è adesso.

 

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