Molti studi legali predispongono per i clienti la procedura di whistleblowing: policy interna, informativa per i segnalanti, nomina del gestore delle segnalazioni. Un lavoro che richiede competenza normativa specifica e che, sulla carta, chiude il cerchio degli adempimenti richiesti dal D.Lgs. 24/2023.

Poi, però, il cliente deve usare quella procedura. E qui, spesso, la consulenza si ferma: il canale di segnalazione viene affidato a una casella e-mail dedicata o a un modulo generico predisposto internamente. Il risultato è uno scollamento tra il documento e lo strumento: la procedura scritta prevede riservatezza, tracciabilità e tempi di riscontro puntuali, ma il canale che la deve rendere operativa non è in grado di garantirli.

Un parere corretto non basta se lo strumento non regge

 Il problema non è teorico. In caso di audit interno, ispezione o contenzioso, ciò che viene verificato non è solo il testo della policy, ma il funzionamento concreto del canale: chi ha avuto accesso alle segnalazioni, se l'identità del segnalante è rimasta riservata, se sono stati rispettati i termini di legge per l'avviso di ricevimento e per il riscontro. 

Se emerge che una semplice casella e-mail condivisa non garantiva la segregazione degli accessi, la domanda successiva è inevitabile: chi aveva validato quella procedura? Per lo studio legale che ha redatto policy e informativa, questo non è solo un tema di immagine. Per lo studio che ha assistito il cliente nella predisposizione della procedura, una scelta tecnica inadeguata può determinare criticità operative, contestazioni e la necessità di rivedere il modello organizzativo precedentemente definito. 

Cosa non copre una procedura scritta, da sola

Il D.Lgs. 24/2023 non si limita a chiedere l'esistenza di un canale: definisce requisiti tecnici precisi che un documento, per quanto ben scritto, non può garantire da solo. 

• Segregazione degli accessi e protezione della riservatezza dell'identità del segnalante, delle persone coinvolte, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, garantendo l’accesso esclusivamente ai soggetti autorizzati.
• Tracciabilità e conservazione delle segnalazioni, in modo che ogni fase del processo sia documentata e verificabile nel tempo.
• Rispetto dei termini per l'avviso di ricevimento entro 7 giorni  e riscontro entro tre mesi, termini che vanno monitorati e non semplicemente enunciati in policy.
• Gestione strutturata del canale interno e delle interlocuzioni riservate con il segnalante durante tutte le fasi della segnalazione.

Una semplice casella e-mail, soprattutto se condivisa o inserita nei normali sistemi aziendali, può rendere più complesso dimostrare la corretta segregazione degli accessi, la protezione dei dati e la tracciabilità delle attività. 

Il ruolo dello studio legale 

 Questo non significa che lo studio legale debba trasformarsi in un rivenditore di software. Significa piuttosto che, allo stesso modo in cui indica al cliente un provider di conservazione digitale o un DPO esterno quando la consulenza lo richiede, può segnalare uno strumento tecnico adeguato a rendere operativa la procedura che ha già scritto. 

È una distinzione di ruolo, non di responsabilità: lo studio resta l'interlocutore normativo, mentre lo strumento tecnico resta una scelta del cliente, orientata da un consiglio informato. In questo scenario si inserisce A-SpeakUp, la piattaforma di Arthur Informatica per la gestione delle segnalazioni whistleblowing: uno strumento segnalato al cliente, non imposto, che completa il lavoro già svolto dallo studio. 

Cosa distingue una piattaforma adeguata

Non è un elenco di funzionalità a fare la differenza, ma le garanzie che uno strumento è in grado di offrire nel tempo. 

• Progettata per supportare l’applicazione dei requisiti del D.Lgs. 24/2023 in materia di riservatezza, tracciabilità e gestione delle tempistiche.Gestione multi-cliente, pensata per lo studio legale o il commercialista che segue più aziende e ha bisogno di un'unica interfaccia per monitorare canali distinti, senza sovrapporre dati e accessi tra clienti diversi.

• Assistenza umana sugli aspetti tecnici, applicativi e operativi della piattaforma, con interlocutori che conoscono il contesto normativo in cui viene utilizzata.Sono queste le condizioni che permettono a una policy scritta bene di restare tale anche nel momento in cui viene messa alla prova. 

Come può aiutarti Arthur Informatica

Arthur Informatica si propone come partner tecnologico per la compliance per gli studi legali che vogliono offrire ai propri clienti una gestione del whistleblowing realmente completa, in cui il parere legale e lo strumento tecnico procedono insieme, senza che l'uno resti scollegato dall'altro. 

Per lo studio che segue più clienti, questo significa avere un unico interlocutore per l'aspetto tecnico della compliance, con un'assistenza diretta e competente, non un sistema anonimo di supporto automatizzato. 

Perchè proporre A-SpeakUp ai propri clienti

Con tre benefici molto concreti per lo studio: 

• mantenere coerenza tra procedura predisposta e strumento utilizzato; 
• offrire al cliente un riferimento tecnico affidabile senza occuparsi direttamente della gestione informatica; 
• gestire o supervisionare più clienti da un ambiente multi-azienda, mantenendo separati canali, dati e autorizzazioni.

Vuoi vedere A-SpeakUp in azione? 

Richiedi una demo pensata per studi legali e commercialisti che seguono più clienti.