Nuove linee guida AgID

Il 9/9/2020 AgID ha emanato le nuove linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, pubblicate sul proprio sito internet istituzionale l’11/9/2020.

Le nuove linee guida, in vigore dal 12/09/2020, dovranno essere adottate da tutte le PA
italiane e dai soggetti privati che trattano documenti informatici, e dovrebbero divenire
pienamente operative entro giugno 2021.
Le nuove regole migliorano, e chiariscono, numerosi aspetti della gestione documentale e della conservazione, ma introducendo importanti novità che proveremo a riassumere.

OGGETTO
Nuovo riferimento non più solo ai fascicoli, ma anche ad interi archivi.

Per i casi di migrazione ad altri conservatori, il riferimento non è più solo ai fascicoli, ma anche ad interi archivi.

Il sistema di conservazione, infatti, non deve limitarsi a conservare documenti singoli, ma ove necessario, deve provvedere a conservare anche aggregazioni documentali unitamente ai loro metadati e ai loro vincoli archivistici. 

Viene confermata la natura del sistema di conservazione quale insieme di regole, procedure e tecnologie strutturate in modo tale da garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, ai documenti informatici singoli o organizzati all'interno di fascicoli, serie o interi archivi.

CESSAZIONE DELLA CONSERVAZIONE ACCREDITATA
La disciplina che prevedeva l'istituto dell'accreditamento dei conservatori presso AgID viene sostituita da quella prevista dal novellato art. 34, comma 1-bis, lett. b) del CAD.

La novità, contenuta nell’art. 34, comma 1- bis, lett. b) del CAD, così come modificato dal DL 76/2020, prevede che le PA possano affidare all’esterno la conservazione non più a conservatori accreditati ma “ad altri soggetti pubblici o privati che possiedono i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, nelle Linee guida di cui all'art. 71 relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID, avuto riguardo all'esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione”.

In buona sostanza, le PA che affideranno ad un conservatore esterno la conservazione dei documenti informatici, dovranno affidarsi non più a soggetti accreditati presso l’AgID, ma a soggetti che possiedano i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati:

• nel rispetto della disciplina europea;
• nelle nuove Linee Guida in commento;
• nel nuovo Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici che dovrà essere emanato da AgID.

Resta inteso che, in attesa dell’emanazione del nuovo regolamento, troveranno applicazione le norme relative all’accreditamento. 

MANUALE DELLA CONSERVAZIONE

E' stata ribadita la possibilità di realizzare la conservazione all’esterno della struttura organizzativa del titolare degli oggetti da conservare, con l’importante precisazione che “i requisiti del processo di conservazione, le responsabilità e i compiti del responsabile della conservazione e del responsabile del servizio di conservazione, e le loro modalità di interazione sono formalizzate nel manuale di conservazione del Titolare dell’oggetto della conservazione e nelle specifiche del contratto di servizio o dell’accordo. Tali modalità trovano riscontro anche nel manuale di conservazione del conservatore”.

Per le PA, il Manuale va adottato con provvedimento formale e pubblicato sul proprio sito istituzionale e nel caso di affidamento ad un conservatore esterno, possono includere nel proprio manuale la descrizione delle specifiche attività affidate al conservatore oppure rinviare, per le parti di competenza, al contenuto del manuale del conservatore esterno.

Confermato l’obbligo per le PA di individuare e pubblicare, nel proprio manuale di Gestione documentale, i tempi di versamento, le tipologie documentali trattate, i metadati, le modalità di trasmissione dei PdV e le tempistiche di selezione e scarto dei propri documenti informatici.

RUOLI
Maggiore chiarezza nella definizione dei ruoli e nei rapporti tra Titolare della conservazione, Responsabile della conservazione e conservatore nei casi di affidamento esterno della conservazione.

Nel caso di affidamento a terzi “il produttore di PdV provvede a generare e trasmettere al sistema di conservazione i pacchetti di versamento nelle modalità e con i formati concordati con il conservatore e descritti nel manuale di conservazione del sistema di conservazione. Provvede inoltre a verificare il buon esito della operazione di trasferimento al sistema di conservazione tramite la presa visione del rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione stesso”. 

Per le PA viene confermato l’obbligo di individuare un Responsabile della conservazione  interno, anche nel caso di affidamento della conservazione all’esterno. 

Per i privati viene esplicitamente riconosciuta la possibilità di individuare un Responsabile
della conservazione esterno, purchè terzo rispetto al Conservatore ed in possesso di idonee competenze giuridiche.

Viene confermata la possibilità di delegare singole attività all’interno della propria struttura; in caso di affidamento all’esterno del servizio di conservazione, le stesse potranno essere  affidate al responsabile del servizio di conservazione. Unica attività non delegabile resta quella della redazione del Manuale della conservazione che il Titolare deve redigere in proprio.

Le parti devono concordare le modalità di realizzazione del servizio di conservazione esterno e riportarne la fedele descrizione sia nel Manuale della conservazione sia nel manuale del conservatore. 

SIGILLO ELETTRONICO
Nuova possibilità di sottoscrivere il PdA anche con sigillo elettronico qualificato o avanzato.

I PdA possono essere sottoscritti con firma digitale, con firma elettronica qualificata o avanzata, unicamente dal Responsabile della conservazione; in alternativa possono essere sottoscritti dal Responsabile del servizio di conservazione, con sigillo elettronico del conservatore o del Titolare dell’oggetto da conservare.

Nuovo obbligo di firmare digitalmente o sigillare elettronicamente i pacchetti di distribuzione rilasciati su richiesta degli utenti.

Nell’ambito della conservazione esterna, viene richiesto alle parti (Titolare dell’oggetto della conservazione e conservatore esterno) di concordare le modalità di realizzazione del servizio di conservazione e riportarne la fedele descrizione sia nel Manuale della conservazione sia nel Manuale del conservatore.

“Il sigillo elettronico qualificato è stato introdotto nel nostro ordinamento con l’emanazione del già citato regolamento eidas. Sostanzialmente è equivalente a una firma elettronica qualificata, con la differenza che non afferisce a una persona fisica, bensì a una persona giuridica. in altri termini, mentre da una firma siamo in grado di individuare con certezza un soggetto attraverso il suo nome, cognome, codice fiscale ecc., da un sigillo possiamo risalire con certezza ad una persona giuridica attraverso la sua denominazione, partita iva o codice fiscale, ma non abbiamo alcun riferimento alla persona fisica che ha materialmente utilizzato le credenziali per generare tale sigillo” ( tratto da par. n. 6 del documento “Firme e sigilli elettronici” pubblicato dall’AgID in dicembre 2019).

 

SICUREZZA DEI SISTEMI
Rispetto delle disposizioni previste in materia di trattamento dei dati personali dal GDPR.

Il sistema di conservazione dovrà assicurare, fin dalla sua progettazione, il rispetto delle norme poste a protezione dei dati personali e il rispetto dei principi di integrità e riservatezza dei dati conservati.

Pertanto, il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, dovrà includere anche le opportune misure tecniche e organizzative per garantire al sistema di conservazione un livello di sicurezza adeguato al rischio in materia di protezione dei dati personali, in conformità all’art. 32 del Regolamento UE 679/2016.

Le misure minime di sicurezza previste dalla Circolare AgID n. 2/2017 dovranno essere implementate dalle ulteriori misure richieste dal GDPR.

Nel caso in cui i servizi di conservazione siano erogati in modalità cloud, viene richiesta la qualificazione ai sensi della Circolare AgID n. 3 del 9 aprile 2018.

SELEZIONE E SCARTO DEI PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE NEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE

La selezione e lo scarto dei PdA conservati sono definiti dal Titolare dell’oggetto di conservazione o, per le sole PA, nel piano di conservazione da allegare al Manuale della gestione documentale.

Nel caso di affidamento esterno, le modalità operative sono concordate dal Titolare e dal conservatore.

Il Responsabile della conservazione, ovvero il Responsabile del servizio di conservazione in caso di affidamento esterno, deve:

• generare un elenco dei pacchetti di archiviazione contenente i documenti destinati allo scarto;
• comunicare tale elenco al Responsabile (o al Coordinatore della gestione  documentale, ove presente), nel rispetto dei tempi previsti dal piano di conservazione.

Il Titolare dell’oggetto di conservazione, ricevuta l’autorizzazione:

• procede alla distruzione dei pacchetti di archiviazione, oppure
• trasmette l’autorizzazione al conservatore nel caso in cui sia quest’ultimo a compiere la distruzione dei PdA

Nel caso di archivi pubblici o privati ritenuti di particolare interesse storico, l’autorizzazione è rilasciata ai sensi della normativa vigente in materia di Beni culturali.

Al termine dell’operazione di distruzione, il Titolare notifica l’esito della procedura:

• agli organi preposti alla tutela dei Beni culturali, nel caso di documenti dichiarati di particolare interesse storico;
• al Ministero dell’interno, nel caso di pacchetti contenenti documenti o dati di carattere riservato

www.studioconfente.eu