La conservazione delle PEC è un obbligo
Garantire sicurezza e integrità delle comunicazioni
04/07/2023
La posta elettronica certificata (PEC) è diventata un metodo essenziale di comunicazione per le imprese e le organizzazioni, offrendo una forma di comunicazione sicura e legalmente riconosciuta. La PEC è utilizzata per inviare documenti importanti, quali contratti, fatture e comunicazioni ufficiali, garantendo la prova legale della consegna e dell'integrità del contenuto.
Con l'aumento dell'adozione della posta elettronica certificata, è diventato fondamentale garantire la conservazione a lungo termine di queste comunicazioni. La conservazione digitale delle PEC richiede l'implementazione di soluzioni tecnologiche e processi adeguati per garantire la sicurezza e l'integrità dei messaggi nel corso del tempo.
Le PEC sono documenti digitali che hanno una validità legale
Poiché le PEC sono documenti legalmente validi, è fondamentale che il contenuto dei messaggi sia conservato inalterato per tutto il periodo di archiviazione. A tal fine, le soluzioni di conservazione digitale devono adottare meccanismi di protezione avanzati, come la crittografia e i controlli di accesso rigorosi, per evitare modifiche non autorizzate.
Inoltre, la conservazione delle PEC richiede la gestione efficiente dei metadati associati a ciascun messaggio. I metadati, come il mittente, il destinatario, la data e l'ora di invio, sono fondamentali per dimostrare l'autenticità e la cronologia delle comunicazioni. Le soluzioni di conservazione devono essere in grado di archiviare e indicizzare correttamente questi metadati, facilitando la ricerca e il recupero delle PEC in modo rapido ed efficiente.
Le PEC devono essere conservate digitalmente a norma
(Regole Tecniche (DPCM 3/12/2013) e le nuove linee guida AgID in vigore dal 01/01/2022)
Un altro aspetto cruciale della conservazione digitale delle PEC è la conformità normativa. Le soluzioni di conservazione digitale devono garantire la conformità a tali normative, ad esempio, fornendo funzionalità di conservazione a norma di legge, come la possibilità di firmare digitalmente i messaggi e di conservarli in un formato non modificabile.