L’introduzione del RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti) segna un cambiamento radicale nella gestione della documentazione ambientale in Italia. Questo sistema, che diventerà obbligatorio a partire dal 13 febbraio 2025, digitalizzerà completamente la tracciabilità dei rifiuti, rendendo i documenti elettronici l’unico standard di riferimento.

Tutti i dati e le informazioni gestiti dal RENTRI avranno valore legale in quanto documenti informatici nativi, ossia generati direttamente in formato digitale senza necessità di conversione da cartaceo. Questo comporta obblighi stringenti di conservazione, regolati dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005), che impone la conservazione digitale a norma di legge per tutti i documenti informatici con valore giuridico.

Perché la Conservazione Digitale del RENTRI è Obbligatoria

Secondo il CAD, ogni documento informatico prodotto dalla Pubblica Amministrazione o richiesto da normative di settore deve essere conservato in conformità alle regole tecniche stabilite da AgID (Agenzia per l'Italia Digitale). Questo significa che le imprese obbligate all’uso del RENTRI dovranno garantire che i documenti generati dal sistema siano archiviati digitalmente secondo criteri di immodificabilità, autenticità, integrità e accessibilità nel tempo.

I Rischi della Mancata Conservazione

Ignorare l’obbligo di conservazione digitale o affidarsi a soluzioni non conformi espone le aziende a diversi rischi:

• Sanzioni amministrative e legali, poiché la documentazione deve essere disponibile per eventuali controlli.
• Perdita di validità legale dei documenti, con conseguenti problemi nella gestione della tracciabilità dei rifiuti.
• Difficoltà operative nel recupero e nella gestione della documentazione nel medio-lungo periodo.

Come Garantire una Conservazione Digitale a Norma

Per adempiere agli obblighi del CAD e del RENTRI, le aziende devono adottare soluzioni di conservazione digitale certificata, che garantiscano:

✅ Archiviazione conforme alle normative AgID, assicurando integrità e autenticità dei documenti.
✅ Accessibilità immediata e sicura, per rispondere a richieste di controllo o audit.
✅ Protezione da perdita di dati e manomissioni, mediante sistemi di sicurezza avanzati.

Conclusioni

Il RENTRI non è solo un nuovo sistema di tracciabilità, ma introduce un vero e proprio cambio di paradigma nella gestione documentale dei rifiuti. Essendo un documento informatico nativo, la sua conservazione digitale non è facoltativa, ma un obbligo normativo sancito dal CAD. Per le aziende, adottare un sistema di conservazione non significa solo rispettare la legge, ma anche ottimizzare la gestione documentale, ridurre i rischi e garantire un accesso sicuro e strutturato alle informazioni nel tempo.