Archiviazione documentale
Il software completamente web per la gestione documentale, la condivisione dei documenti e la conservazione digitale o sostitutiva a norma anche con delega di responsabilità
archiviok
ArchiviOK, il software per la gestione documentale e la Conservazione Digitale o sostitutiva a norma
ArchiviOK è l’applicazione web based per gestire ed organizzare tutti i documenti e tutte le informazioni della tua azienda o del tuo studio. E’ stata pensata e progettata per avere un archivio unico centralizzato, per non prevedere nessun tipo di installazione sulle postazioni client ed avere un unico pannello per la configurazione dell’applicativo.
ArchiviOK gestisce file elettronici di qualsiasi natura, generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (pdf, e-mail, file di Office, scansioni ecc.). ArchiviOK permette di organizzare meglio il lavoro, apportando maggiore efficienza all’azienda.
Il suo obiettivo è quello di fondersi con gli applicativi ERP tramite efficienti API webservices disponibili per l’integrazione con qualsiasi applicazione.
ArchiviOK è stato pensato e progettato per avere un archivio unico centralizzato, per non prevedere nessun tipo di installazione sulle postazioni client ed avere un unico pannello per la configurazione dell’applicativo.
ArchiviOK gestisce file elettronici di qualsiasi natura, generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (pdf, e-mail, file di Office, scansioni ecc.). Nella sua attuale versione permette di organizzare meglio il lavoro, apportando maggiore efficienza all’azienda.
Il suo obiettivo è quello di fondersi con gli applicativi ERP tramite efficienti API web-services disponibili per l’integrazione con qualsiasi applicazione.
Vantaggi
- Nessun software da installare sulle postazioni di lavoro
- Riduzione del tempo di archiviazione
- Riduzione dei tempi di consultazione e condivisione dei documenti
- Riduzione drastica della carta
- Aumento dell’efficienza dell’organizzazione azienda tramite un’unica modalità di archiviazione per tutti gli utenti
- Riduzione dei costi per gli spazi e la gestione del cartaceo
- Completamente configurabile e adattabile alle specifiche esigenze aziendali
Funzionalità
- Client web-based multipiattaforma sviluppato in HTML5
- Anteprima dei documenti
- Ricerca Smart con full-text e ricerca per anagrafica
- Archiviazione di ogni tipo di documento
- Archiviazione degli spool di stampa con abbinamento alla grafica creata tramite un designer professionale
- Archiviazione automatica delle email e riconoscimento dell’intestazione delle email per inserimento automatico dei metadati
- Archiviazione della fattura elettronica
- Integrazione con la posta elettronica (MS Outlook)
- Work Flow per l’approvazione dei documenti
- Versioning dei documenti
- Archiviazione su file system
- Notifiche automatiche
- Riconoscimento del cartaceo tramite gestione del barcode
- Sicurezza dei documenti tramite la gestione permessi di accesso
- Garanzia di univocità del documento archiviato
- Piattaforma multilingua
- Log degli accessi
- API web services per l’integrazione con qualsiasi applicazione gestionale
Modularità
Modulo Base
Client web multi-piattaforma sviluppato in HTML5 Anteprima dei documenti Ricerca Smart con full-text Archiviazione di ogni tipo di documento Riconoscimento automatico dell’intestazione delle email Work Flow per l’approvazione dei documenti Invio mail dinamico Versioning dei documenti Archiviazione su file system.
Import AS400
Importazione degli spool provenienti da AS400 con archiviazione del file completo in pdf Monitor 400 per la gestione delle code di stampa
Conservazione a Norma
On Site - Modulo di Conservazione Digitale o Sostitutiva a Norma
Con Delega del Processo - Servizio integrato di Conservazione in Cloud con delega del Processo di Conservazione ad Arthur Informatica attraverso il servizio My Conservazione sulla piattaforma MyDataCloud
Modulo Telematici
Importazione dei dichiarativi e delle relative ricevute nel formato ministeriale o in pdf